Biên bản bàn giao là tờ giấy rẻ nhất mà có giá trị nhất trong cả quá trình thuê nhà: nó ghi lại phòng trông như thế nào vào ngày bạn nhận, để ngày bạn trả không ai phải dựa vào trí nhớ. Vậy mà rất nhiều người thuê bỏ qua, vì ngày nhận phòng thường bận dọn đồ, chủ nhà vội, và mọi thứ có vẻ ổn.
Bài này hướng dẫn làm biên bản trong khoảng ba mươi phút: chụp ảnh theo thứ tự để không sót góc nào, ghi chỉ số điện nước, liệt kê đồ đạc và tình trạng, rồi nhờ AI soạn thành một mẫu gọn để hai bên ký. Cách giữ ảnh và đối chiếu khi trả phòng cũng có ở cuối bài.
Vì sao cần biên bản dù chủ nhà rất dễ tính
Chủ nhà dễ tính hôm nay không có nghĩa là một năm sau vẫn nhớ chiếc tủ có vết xước từ trước hay vòi sen đã rỉ từ hôm bạn chuyển vào. Người cho thuê có nhiều phòng, nhiều lượt người ở; bạn có một phòng. Biên bản không phải để đề phòng chủ nhà mà để cả hai bên có chung một căn cứ, thay cho trí nhớ của mỗi người.
Biên bản cũng có ích cho chính chủ nhà. Khi đồ đạc được ghi rõ số lượng và tình trạng, người thuê ý thức hơn trong việc giữ gìn, và nếu có hư hỏng thật do người thuê gây ra, chủ nhà có căn cứ để trao đổi việc bù. Nói theo cách đó, đề nghị làm biên bản hiếm khi bị từ chối.
Nếu hợp đồng thuê đã có danh mục trang thiết bị, biên bản là phần đi kèm, ghi tình trạng thực tế ở ngày nhận. Nếu hợp đồng không có, biên bản là nơi duy nhất ghi lại những thứ chủ nhà giao cho bạn. Trong cả hai trường hợp, hãy đề nghị ghi trong hợp đồng một câu dẫn sang biên bản, để hai văn bản gắn với nhau.
Chụp ảnh hiện trạng theo thứ tự cố định
Chụp lung tung thì thiếu góc, chụp theo thứ tự thì đủ mà nhanh. Đi theo một vòng duy nhất, như kim đồng hồ, bắt đầu từ cửa ra vào.
- Đứng ở cửa, quay một đoạn video ngắn toàn cảnh phòng, đi chậm một vòng. Đoạn video này giúp nhìn lại bố cục tổng thể.
- Chụp từng bức tường từ giữa phòng, rồi chụp cận những điểm có vết: ố, nứt, lỗ đinh, sơn bong.
- Chụp sàn ở bốn góc và chỗ có vết trầy, gạch vỡ.
- Chụp trần, đặc biệt góc gần nhà vệ sinh và dưới mái.
- Chụp từng đồ đạc: tủ (mở cửa tủ), giường, nệm, bàn, ghế, rèm. Chụp cận chỗ trầy xước.
- Chụp nhà vệ sinh: bồn rửa, vòi, bồn cầu, vòi sen, gạch ốp, thoát sàn.
- Chụp thiết bị điện: điều hoà, bình nóng lạnh, quạt, đèn, ổ cắm; bật thử và quay vài giây khi đang hoạt động.
- Chụp đồng hồ điện, nước với chỉ số rõ ràng, chụp cả số seri đồng hồ để không nhầm với phòng khác.
- Chụp chìa khoá, thẻ, điều khiển được giao, xếp trên mặt bàn.
Bật tính năng lưu thời gian và vị trí trong ảnh nếu bạn không ngại, hoặc ít nhất đừng chỉnh sửa ảnh gốc. Ảnh gốc có thông tin ngày chụp là căn cứ tốt hơn ảnh đã cắt và lọc màu. Chụp dưới ánh sáng đủ: bật hết đèn, kéo rèm, vì vết ố hay vết nứt mảnh gần như biến mất trong ảnh tối. Với những vết nhỏ, đặt một vật quen thuộc như chiếc bút cạnh vết để sau này nhìn ảnh vẫn ước được kích thước. Cả buổi chụp thường chỉ mất mười lăm đến hai mươi phút cho một phòng trọ, và đó là hai mươi phút đáng giá nhất của ngày chuyển nhà.
Danh mục đồ đạc: mẫu ghi tình trạng ngắn mà đủ
Phần ghi tình trạng nên dùng vài từ thống nhất để hai bên hiểu như nhau. Bảng dưới là ví dụ giả định cho một phòng trọ có nội thất cơ bản.
| Hạng mục | Số lượng | Tình trạng khi nhận | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Giường | Một | Tốt | Chân giường trái có vết trầy nhỏ, có ảnh |
| Nệm | Một | Đã qua sử dụng | Có vết ố nhỏ ở mép, có ảnh |
| Tủ quần áo | Một | Tốt | Bản lề cửa phải hơi lỏng |
| Điều hoà | Một | Hoạt động | Đã bật thử, có video |
| Bình nóng lạnh | Một | Hoạt động | Đã bật thử |
| Rèm cửa sổ | Một bộ | Tốt | Không ghi chú |
| Chìa khoá phòng, chìa cổng | Hai chìa phòng, một chìa cổng | Đã nhận | Có ảnh |
| Chỉ số điện, nước | Theo đồng hồ | Ghi số tại ngày nhận | Có ảnh đồng hồ |
Đừng ghi "bình thường" hay "ok" cho mọi thứ; ghi cụ thể chỗ nào có vết. Mục nào chưa kiểm được, như điều hoà vào mùa lạnh không bật thử lâu, thì ghi rõ là chưa kiểm hết để hai bên biết. Cột ghi chú nên dẫn tới tên ảnh tương ứng, ví dụ ghi số thứ tự ảnh, để khi cần chỉ ra một vết bạn mở đúng ảnh trong vài giây thay vì cuộn qua hàng trăm tấm.
Nhờ AI soạn biên bản và đối chiếu ghi chú
Soạn khung biên bản. Câu lệnh: "Soạn biên bản bàn giao phòng trọ một trang, gồm: thông tin hai bên để trống, ngày bàn giao, bảng hạng mục có cột số lượng, tình trạng, ghi chú, phần chỉ số điện nước, phần chìa khoá và thẻ, phần chữ ký. Ngôn ngữ đơn giản." Bạn sẽ có khung để in sẵn hoặc điền trên điện thoại.
Biến ghi chú nói thành bảng. Đi một vòng phòng, đọc to những gì thấy vào ghi âm của điện thoại, chép thành chữ rồi dán cho AI: "Xếp các ghi chú này vào bảng hạng mục của biên bản, giữ nguyên mô tả, không thêm nhận xét." Cách này nhanh hơn gõ tay khi đang đứng giữa phòng.
Đối chiếu ảnh và bảng. Dán danh sách tên ảnh (không cần dán ảnh) kèm bảng, hỏi: "Hạng mục nào trong bảng chưa có ảnh tương ứng?" Bước này giúp phát hiện góc bạn quên chụp ngay khi còn ở phòng.
Không dán ảnh có giấy tờ, số tài khoản. Nếu muốn AI xem ảnh để mô tả vết hư hỏng, chỉ dùng ảnh chụp đồ vật, không dùng ảnh có giấy tờ, chìa khoá có mã, hay mặt người.
Nhận phòng khi chưa dọn xong hoặc chưa sửa xong
Không ít lần người thuê chuyển tới mà phòng còn dở dang: người thuê trước để lại vài món đồ, thợ chưa sửa xong vòi nước, tường mới sơn còn mùi. Chủ nhà hứa "vài hôm nữa xong", người thuê vì đã trả phòng cũ nên vẫn dọn vào. Những lời hứa này rất hay bị quên khi cả hai bên đã quen với tình trạng tạm.
Trong trường hợp đó, biên bản nên có thêm một phần riêng ghi rõ những việc chủ nhà đã hứa hoàn thành, mỗi việc kèm hạn dự kiến, và tình trạng hiện tại có ảnh. Ví dụ giả định: "Vòi rửa bát rỉ nước, chủ nhà cho thợ sửa trong tuần này; đồ của người thuê trước gồm một chiếc ghế nhựa và một thùng giấy, chủ nhà dọn trước cuối tuần." Khi việc xong, chụp ảnh sau sửa và ghi bổ sung ngày hoàn thành vào biên bản.
AI giúp bạn không để lời hứa trôi đi: dán phần việc dở dang và hỏi "soạn một danh sách việc cần chủ nhà hoàn thành, mỗi việc một dòng có hạn dự kiến, và một tin nhắn nhắc lịch sự để gửi nếu quá hạn". Đặt lời nhắc trên điện thoại theo đúng các hạn đó. Một tin nhắn nhắc nhẹ đúng lúc thường hiệu quả hơn nhiều so với một lời phàn nàn sau ba tháng.
Ký biên bản và lưu cho đến ngày trả phòng
Biên bản chỉ có giá trị khi hai bên cùng xác nhận. Cách đơn giản nhất là in hai bản, ký cả hai, mỗi bên giữ một. Nếu không in được, có thể lập trên điện thoại rồi gửi cho chủ nhà qua tin nhắn kèm câu "anh xem giúp em biên bản nhận phòng, nếu đúng anh xác nhận giúp em", và lưu tin xác nhận đó lại. Hình thức nào cũng được, miễn sau này chỉ ra được là hai bên đã đồng ý.
Ảnh và biên bản nên lưu ở ít nhất hai nơi: thư mục trên điện thoại và một bản sao lưu. Đặt tên thư mục theo địa chỉ chung và ngày nhận, để một năm sau mở ra vẫn biết là của chỗ nào. Ngày trả phòng, chỉ cần mở thư mục, đi cùng chủ nhà một vòng theo đúng thứ tự đã chụp lúc nhận, so từng mục.
Ví dụ giả định: một người thuê ở Huế nhận phòng, ghi nhận điều hoà kêu to khi mới bật và chụp video. Tám tháng sau điều hoà hỏng hẳn, chủ nhà ban đầu cho rằng do người thuê dùng không cẩn thận. Video ngày nhận cho thấy tiếng kêu có từ trước, hai bên thống nhất chia chi phí sửa theo hướng chủ nhà chịu phần chính. Không phải lúc nào cũng êm như vậy, nhưng không có video thì cuộc nói chuyện khó hơn nhiều.
Những thứ hay bị bỏ sót khi bàn giao
Danh sách dưới gom những mục người thuê hay quên nhất, vì chúng nhỏ hoặc nằm khuất. Thêm vào danh sách của bạn trước ngày nhận phòng.
- Mặt sau cửa phòng và cửa nhà vệ sinh: vết nứt, vết bong.
- Lưới chống muỗi cửa sổ: rách hay còn nguyên.
- Ống thoát nước dưới bồn rửa: có rò rỉ không.
- Khe gioăng cửa tủ lạnh nếu có tủ lạnh đi kèm.
- Điều khiển điều hoà và pin.
- Ổ khoá cửa sổ và móc treo rèm.
- Vị trí aptomat của phòng và tình trạng của nó.
- Mặt nệm phía dưới, nếu được phép lật lên xem.
Những mục này nếu hỏng sau khi bạn ở thì khó chứng minh là có sẵn từ trước. Chỉ cần thêm vài tấm ảnh lúc nhận là đủ để cả hai bên khỏi phải đoán. Muốn danh sách sát với phòng của mình, dán bảng hạng mục đã lập cho AI và hỏi: "Với loại phòng này, còn những bộ phận nhỏ hoặc khuất nào hay bị bỏ sót khi bàn giao? Chỉ liệt kê, mỗi mục một dòng." Rồi tự gạch những mục không áp dụng.
Câu hỏi thường gặp
Chủ nhà không chịu ký biên bản thì làm sao?
Gửi biên bản và ảnh qua tin nhắn, đề nghị chủ nhà xác nhận hoặc góp ý trong vài ngày. Lưu lại tin nhắn đã gửi. Dù không có chữ ký, việc bạn đã gửi đúng ngày nhận phòng cũng là một căn cứ về tình trạng lúc đó.
Có cần biên bản khi thuê phòng không có đồ đạc gì?
Vẫn nên có. Phòng trống vẫn có tường, sàn, cửa, thiết bị vệ sinh, ổ điện và đồng hồ điện nước, và những thứ này cũng có thể bị cho là hư hỏng khi trả phòng. Biên bản ngắn hơn nhưng vẫn cần thiết.
Có thể dùng video thay cho ảnh không?
Video toàn cảnh rất tốt để nhìn lại bố cục, nhưng ảnh cận rõ hơn khi cần chỉ ra một vết cụ thể. Nên có cả hai: một video đi vòng và các ảnh cận chỗ có vấn đề.
AI có tự nhận ra vết hư hỏng trong ảnh không?
AI có thể mô tả những gì trông giống vết ố, vết nứt trong ảnh, nhưng hay bỏ sót chi tiết nhỏ và không biết vết đó có từ bao giờ. Hãy dùng AI để sắp xếp ghi chú và soạn biên bản; việc nhìn và chụp là của bạn.
Biên bản bàn giao có thay được hợp đồng thuê không?
Không. Biên bản ghi tình trạng phòng và đồ đạc, còn hợp đồng ghi quyền và nghĩa vụ của hai bên. Hai văn bản đi cùng nhau, và hợp đồng nên có câu dẫn sang biên bản.
Khi trả phòng có cần làm biên bản mới không?
Nên làm biên bản trả phòng, ghi tình trạng lúc trả, chỉ số điện nước cuối cùng, các khoản khấu trừ đã thống nhất và hạn hoàn cọc. Có thể dùng chính mẫu biên bản nhận phòng và thêm cột tình trạng khi trả.